Otris Vertragsmanagement preise

Als Voraussetzung für den Verkauf von Anteilen hat die EASY SOFTWARE AG mit der otris software AG einen neuen, fünfjährigen Rahmenvertrag mit einer dreijährigen Nachfrist unterzeichnet, der den Verkauf der otris-Software durch die EASY SOFTWARE AG langfristig auf eine neue Basis setzt. Alle otris-Designs priorisieren den Benutzerkomfort durch eine ausgeklügelte Software-Schnittstelle. Trotz der hohen Komplexität des Systems ist das Navigieren im Otris-Vertrag leicht erlernt. Der hervorragende Benutzerkomfort minimiert den Anpassungsaufwand der Anwender und erhöht so die Benutzerakzeptanz nach der Implementierung. Der Webbrowser berücksichtigt nicht nur technische sammische Arbeiten mit dem System, sondern auch eine komplette Administration sowie eine individuelle Konfiguration der Programmoberfläche. Vertragslebenszyklus Wenn Sie der Auftraggeber sind, hilft Ihnen otris contract bei der Vertragsgestaltung über das einfach zu bedienende Vorlagensystem. Wenn Sie ein Auftragnehmer sind, stehen bereits vorbereitete Verträge zur Verfügung. In beiden Fällen müssen die Dokumente digitalisiert werden, bevor sie im otris-Vertrag verwaltet werden können. Optional können die Dokumente gescannt und automatisch in das System übertragen werden.

Der verantwortliche Mitarbeiter reicht dann den digitalisierten Vertrag in der entsprechenden Stammvertragsdatei ein. Die Stammvertragsdatei enthält nicht nur den Vertrag, sondern auch alle zusätzlichen zugehörigen Informationen (Korrespondenz, Notizen und Dokumente). Enthält der Vertrag Fristen, werden diese in die Stammvertragsdatei eingetragen, die die Terminüberwachungsfunktion aktiviert. Die verantwortlichen Mitarbeiter werden so rechtzeitig über eine anstehende Frist informiert. Wenn ein verantwortlicher Benutzer nicht auf die Terminerinnerung reagiert, stellt ein Eskalationsworkflow sicher, dass eine vorab festgelegte Gruppe von Empfängern benachrichtigt wird. Eine Vielzahl von Funktionen, wie z.B. Suchen, Erneuteintragen, statistische Analyse und Dokumentenkontrolle, stehen Ihnen bei der aktiven Abwicklung von Verträgen zur Verfügung (z.B. Rechnungsstellung, Recherche von Vertragsbedingungen, Verhandlungen, Controlling, Genehmigungsverfahren). Mit der optionalen Archivkomponente (zertifiziert durch KPMG) können Sie alle Verträge am Ende des Vertragslebenszyklus auditiver archivieren. Anpassung Die beschriebenen Verarbeitungsschritte und die damit verbundene Dokumentenkontrolle innerhalb des Vertragslebenszyklus unterscheiden sich von Unternehmen aus sehr unterschiedlich. otris contract kann so flexibel konfiguriert werden, dass er die komplexesten Unternehmensstrukturen und nahezu jeden erdenklichen Arbeitsprozess im Vertragsmanagement abbildet.

Während der Installation passt sich das System standardmäßig an die Terminologie des Unternehmens an (z.B. Ausweisung von Vertragstypen und Flächen), und ältere Daten können später nach Bedarf hochgeladen werden. Weitere Anpassungswünsche können in Workshops spezifiziert und von unseren Beratern umgesetzt werden – ob Sie einen mehrstufigen, entscheidungsabhängigen Vertragsgenehmigungsprozess definieren, eine digitale Vertragssignatur zuordnen oder einfach Informationen nach der Erfassung von Vertragsdaten überprüfen möchten – Sie können alle Workflows im Zusammenhang mit der Verwaltung Ihrer Verträge klar definieren. Komplexe Workflows und Prozesse werden mit einem Workflow-Designer (Microsoft Visio) grafisch modelliert. Sie können hierzu auf alle Inhalte und Einstellungen der Vertragssoftware sowie die gesamte Autorisierungsstruktur zugreifen. Die Funktion, die einzelne Verträge an nutzerdefinierbare Empfänger oder Abteilungen sendet, ermöglicht es Ihnen, alle Verträge jederzeit flexibel und zielgerichtet über das Unternehmen zu leiten.

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